Digitales Berichtsheft 2027: Nur ersetzen – oder Ausbildung gleich richtig digitalisieren?

Das bisherige digitale IHK-Berichtsheft wird zum 31. Dezember 2026 eingestellt. Viele Ausbildungsbetriebe stehen deshalb aktuell vor derselben Frage:

Welche Lösung nutzen wir künftig für unsere Ausbildungsnachweise?

Auf den ersten Blick scheint die Antwort einfach. Es gibt kostenlose und günstige digitale Berichtsheftlösungen, mit denen Auszubildende ihre Nachweise weiterführen können.

Doch wer jetzt ohnehin sein System wechselt, sollte eine zweite Frage stellen:

Wollen wir wirklich nur das Berichtsheft ersetzen – oder gleichzeitig unsere gesamte Ausbildungsorganisation verbessern?

Das Berichtsheft ist nur ein Teil der Ausbildung

Ein digitales Berichtsheft löst zunächst ein konkretes Problem: Ausbildungsnachweise können digital erstellt, geprüft und freigegeben werden.

Im Alltag einer Ausbildungsleitung entstehen jedoch viele weitere Aufgaben:

• Einsatz- und Versetzungsplanung

• Feedback und Beurteilungen

• Verwaltung von Auszubildenden und Ausbildern

• Dokumente und Unterweisungen

• Fehlzeiten und Abwesenheiten

• Ausbildungsstationen und Standorte

• Ausbildungsberufe und Jahrgänge

• Selbst- und Fremdeinschätzungen

• Erinnerungen und Freigabeprozesse

• Auswertungen und Übersichten

Wer für diese Prozesse weiterhin Excel-Dateien, E-Mails, Papierdokumente und mehrere einzelne Tools verwendet, hat zwar ein neues Berichtsheft – aber noch kein digitales Ausbildungsmanagement.

Kostenloses Berichtsheft oder vollständiges Ausbildungsmanagement?

Eine kostenlose Berichtsheftlösung kann für kleinere Ausbildungsbetriebe vollkommen ausreichend sein.

Wer wenige Auszubildende betreut und neben dem Ausbildungsnachweis kaum weitere Prozesse digitalisieren möchte, benötigt möglicherweise keine umfassendere Software.

Anders sieht es bei Unternehmen und Organisationen aus, die beispielsweise:

• viele Auszubildende gleichzeitig betreuen,

• mehrere Ausbildungsberufe oder Jahrgänge verwalten,

• regelmäßig Einsätze und Abteilungen planen,

• mehrere Standorte haben,

• strukturierte Feedback- und Beurteilungsprozesse benötigen,

• oder ihre Ausbildung bislang stark über Excel und E-Mail organisieren.

Hier lohnt es sich, den aktuellen Wechsel als Chance zu nutzen.

Denn statt heute ein neues Berichtsheft einzuführen und in einem oder zwei Jahren erneut nach einer Lösung für Einsatzplanung, Feedback oder Ausbildungsverwaltung zu suchen, kann eine zentrale Ausbildungsmanagement-Software alle Prozesse miteinander verbinden.

Was sollte eine langfristige Lösung können?

Eine moderne Ausbildungsmanagement-Software sollte nicht nur Ausbildungsnachweise digitalisieren.

Sie sollte die wichtigsten Prozesse der Ausbildung zentral miteinander verbinden.

Digitales Berichtsheft

Auszubildende erstellen ihre Ausbildungsnachweise digital. Ausbilder prüfen und genehmigen sie über definierte Freigabeprozesse.

Ausbildungsleitungen erkennen gleichzeitig, welche Berichte fehlen oder überfällig sind und können gezielt Erinnerungen versenden.

Einsatzplanung

Auszubildende müssen über unterschiedliche Abteilungen, Stationen und Standorte eingeplant werden.

Statt komplexer Excel-Dateien kann eine zentrale Einsatzplanung Verfügbarkeiten, Kapazitäten, Ausbildungsberufe, Zeiträume und mögliche Überschneidungen berücksichtigen.

Feedback und Beurteilungen

Ausbildungsqualität entsteht nicht nur durch Dokumentation.

Regelmäßige Feedbackgespräche, Beurteilungen sowie Selbst- und Fremdeinschätzungen helfen dabei, Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und Ausbildungsqualität messbarer zu machen.

Zentrale Azubiakte

Dokumente, Noten, Unterweisungen, Beurteilungen und wichtige Informationen sollten nicht über unterschiedliche Ordner und Systeme verteilt sein.

Eine zentrale digitale Azubiakte schafft einen vollständigen Überblick.

Rollen und Rechte

Ausbildungsleitung, Ausbilder, Ausbildungsbeauftragte und Auszubildende benötigen unterschiedliche Zugriffsrechte.

Gerade bei größeren Ausbildungsorganisationen ist ein sauberes Rollen- und Rechtekonzept entscheidend.

Der Systemwechsel zum 31.12.2026 ist eine Chance

Die Abschaltung des bisherigen IHK-Berichtshefts zwingt viele Ausbildungsbetriebe ohnehin dazu, ihre bestehende Lösung zu überprüfen.

Genau deshalb ist jetzt ein guter Zeitpunkt, nicht nur nach dem günstigsten Ersatz für das Berichtsheft zu suchen.

Die entscheidende Frage lautet vielmehr:

Wie möchten wir unsere Ausbildung in den nächsten drei bis fünf Jahren organisieren?

Wer langfristig Einsatzplanung, Berichtsheft, Feedback, Beurteilungen und Ausbildungsverwaltung digital abbilden möchte, sollte diese Anforderungen bereits heute in die Auswahl einer neuen Lösung einbeziehen.

AzubiPilot: Berichtsheft und Ausbildungsmanagement in einer Lösung

AzubiPilot verbindet das digitale Berichtsheft mit den zentralen Prozessen des Ausbildungsmanagements.

Dazu gehören unter anderem:

• digitales Berichtsheft

• Einsatz- und Versetzungsplanung

• Feedback und Beurteilungen

• Selbst- und Fremdeinschätzungen

• zentrale Azubiakte

• Dokumentenverwaltung

• Rollen und Rechte

• mehrere Standorte und Ausbildungsstationen

• Abwesenheiten und Erinnerungen

• Auswertungen und Übersichten

Dadurch entsteht keine einzelne Berichtsheftlösung, sondern eine zentrale Plattform für die Organisation der Ausbildung.

Fazit

Wer ausschließlich ein digitales Berichtsheft benötigt, findet am Markt verschiedene günstige und teilweise kostenlose Lösungen.

Wer jedoch ohnehin sein bisheriges IHK-Berichtsheft ersetzen muss und gleichzeitig Prozesse wie Einsatzplanung, Feedback, Beurteilungen oder Ausbildungsverwaltung digitalisieren möchte, sollte die aktuelle Umstellung größer denken.

Nicht nur das Berichtsheft ersetzen. Sondern die Ausbildung langfristig digital aufstellen.