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Mit AzubiPilot können Nachwuchskräfte Ausbildungsstationen, Abteilungen, Fachbereichen und Standorten zugeordnet werden. Ausbildungspläne, Berufsschulzeiten, Kapazitäten, Abwesenheiten und weitere Vorgaben können berücksichtigt werden. Ausbildungsleitung, Ausbilder und Nachwuchskräfte erhalten dadurch einen transparenten Überblick über geplante Einsätze und Zuständigkeiten.

Ja. Auf Basis der hinterlegten Ausbildungspläne, Stationen, Kapazitäten, Berufsschulzeiten und weiterer Regeln erstellt AzubiPilot einen Planungsvorschlag. Der Vorschlag ist ein Ausgangspunkt, keine feste Vorgabe: Die Ausbildungsleitung prüft ihn, verschiebt einzelne Einsätze oder plant Bereiche bewusst manuell. Konflikte wie eine überbuchte Station werden dabei angezeigt. Alternativ lässt sich die Planung auch vollständig manuell erstellen.

Je nach Konfiguration können unter anderem Ausbildungspläne, benötigte Stationen, Kapazitäten, Berufsschulzeiten, Abwesenheiten, Einsatzzeiträume und weitere organisatorische Regeln berücksichtigt werden. Ziel ist nicht, die Ausbildungsleitung zu ersetzen, sondern wiederkehrende Planungsarbeit zu reduzieren und Konflikte früher sichtbar zu machen.

Ja, jederzeit. Einzelne Einsätze lassen sich anpassen, verschieben oder ergänzen, etwa wenn sich kurzfristig Kapazitäten ändern, ein Einsatz ausfällt oder individuelle Besonderheiten berücksichtigt werden müssen. Änderungen sind direkt für die beteiligten Ausbilder sichtbar.

Ja. Berufsschulzeiten und relevante Abwesenheiten können in der Ausbildungsorganisation hinterlegt und bei der Planung berücksichtigt werden. So müssen Planänderungen nicht jedes Mal in mehreren separaten Listen abgeglichen werden.

Ja. Für Ausbildungsstationen können Kapazitäten und organisatorische Rahmenbedingungen hinterlegt werden. Das ist besonders hilfreich, wenn nur eine bestimmte Anzahl an Nachwuchskräften gleichzeitig in einer Abteilung oder Station eingesetzt werden kann.

Ja. Unterschiedliche Ausbildungs- und Rotationspläne können je Ausbildungsberuf, Jahrgang oder Struktur hinterlegt und für die Einsatzplanung genutzt werden. Dadurch lassen sich auch längerfristige Ausbildungswege über verschiedene Stationen transparent organisieren.

Ja. Standorte, Abteilungen und Ausbildungsstationen werden in einer gemeinsamen Organisationsstruktur abgebildet, zusammen mit mehreren Ausbildungsberufen und Jahrgängen. Damit eignet sich AzubiPilot für Unternehmen mit mehreren Werken oder Niederlassungen ebenso wie für Verwaltungen mit vielen Ämtern und Fachbereichen.

Ja. Planungsübersichten können exportiert und beispielsweise nach Ausbildungsjahren oder weiteren Filtern aufbereitet werden. Der Export kann Stationsfarben, Stationsplan und Legende enthalten und so auch für interne Abstimmungen außerhalb von AzubiPilot genutzt werden.

Ja, über einen Kalenderlink können Sie die Einsatzplanung ganz einfach mit anderen Personen teilen. Dabei lässt sich individuell konfigurieren, welche Informationen über den Link sichtbar sind. So können beispielsweise Ausbilder oder andere Beteiligte auf die für sie relevanten Planungsinformationen zugreifen.

Ja. Auszubildende haben in ihrer Ansicht einen eigenen Kalender, in dem sie genau sehen, was gerade ansteht. Dazu kommt ihr Ausbildungsplan mit abgeschlossenen, aktuellen und kommenden Stationen, jeweils mit Zeitraum und zuständigem Stationsausbilder, auch am Smartphone. So wissen sie jederzeit, wo sie als Nächstes eingesetzt sind.

Ja. Unternehmen können digitale Beurteilungen und Feedbackprozesse in AzubiPilot abbilden. Bestehende Bewertungskriterien und Beurteilungslogiken können dabei in strukturierte digitale Prozesse übertragen werden.

Ja. Nachwuchskräfte können sich selbst einschätzen und zusätzlich durch Ausbilder beurteilt werden. Beide Perspektiven können direkt gegenübergestellt werden, sodass Unterschiede in der Wahrnehmung einzelner Kompetenzen schnell sichtbar werden.

Ja. Bewertungen können nach Kompetenzen gegenübergestellt und grafisch ausgewertet werden. Dadurch lassen sich Entwicklungsgespräche besser vorbereiten und Veränderungen über die Zeit nachvollziehen.

Ja. Feedback und Beurteilungen können aus unterschiedlichen Perspektiven organisiert werden. Welche Rollen und Personen in einen konkreten Prozess einbezogen werden, lässt sich an die Ausbildungsorganisation anpassen.

Ja. Mit dem optionalen Einsatzstellen- beziehungsweise Stationsfeedback können Nachwuchskräfte nach einem Einsatz ihre Ausbildungsstation bewerten. Kriterien können beispielsweise Einarbeitung, Zusammenarbeit, Betreuung oder weitere individuell definierte Aspekte sein.

Ja. Ergebnisse des Stationsfeedbacks können analysiert und zwischen Ausbildungsstationen verglichen werden. So wird sichtbar, welche Bereiche besonders gut bewertet werden und wo möglicherweise Verbesserungspotenzial in der Ausbildungsqualität besteht.

Nicht zwingend. Nachwuchskräfte können steuern, ob Stationsausbilder ihre Stationsbewertung sehen dürfen. Dadurch lässt sich der Feedbackprozess passend zur gewünschten Transparenz und Feedbackkultur gestalten.

Nein. AzubiPilot ist eine browserbasierte Cloud-Anwendung. Eine lokale Installation auf einzelnen Arbeitsplatzrechnern ist nicht erforderlich. Aktualisierungen werden zentral bereitgestellt.

AzubiPilot kann über einen aktuellen Browser genutzt werden. Für Administration und umfangreichere Planung empfehlen sich PC oder Laptop. Nachwuchskräfte können relevante Funktionen zusätzlich mobil über Smartphone und Tablet nutzen.

Aktuell ist AzubiPilot eine browserbasierte Webanwendung. Eine native App ist geplant, aber derzeit noch nicht verfügbar. Die mobile Nutzung für Nachwuchskräfte ist bereits über Smartphone und Tablet im Browser möglich.

AzubiPilot ist auf einen DSGVO-konformen Betrieb ausgelegt. Die Daten werden in Deutschland verarbeitet und gehostet. Für Ihre Datenschutz- und Beschaffungsprozesse stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und eine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) bereit. Über Rollen und Berechtigungen legen Sie fest, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf, etwa Ausbildungsleitung, Ausbilder oder Auszubildende. Zusätzlich lassen sich Single Sign-on und Multi-Faktor-Authentifizierung nutzen.

Ja. Für Datenschutz- und Beschaffungsprozesse können ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) sowie Informationen zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) bereitgestellt werden.

Ja. Single Sign-on kann über SAML 2.0 beispielsweise mit Microsoft Entra ID umgesetzt werden. Dadurch können sich Nutzer über die bestehende Unternehmensidentität anmelden.

Ja. Multi-Faktor-Authentifizierung kann von jeder Nutzergruppe in den Einstellungen aktiviert werden. Verwendet wird TOTP.

Eine universelle Standardschnittstelle zu allen HR-Systemen bietet AzubiPilot nicht. Verfügbar sind die Anmeldung per Single Sign-on über SAML 2.0 (z. B. mit Microsoft Entra ID), der Export der Einsatzplanung (z. B. als Excel-Datei) und ein Kalenderlink, über den Sie die Einsatzplanung mit anderen Personen teilen können. Anbindungen an bestehende HR-Systeme prüfen wir je nach technischer Anforderung und setzen sie projektbezogen um. Eine direkte Microsoft-Outlook-Integration gibt es derzeit nicht.

AzubiPilot ist eine mögliche Alternative zu Talent2Go für Organisationen, die ihre zentralen Ausbildungsprozesse wie Einsatzplanung, digitales Berichtsheft, Dokumentation und Feedback in einer Plattform organisieren möchten. Talent2Go bietet ebenfalls eine automatisierte Ausbildungs- und Einsatzplanung und positioniert sich zusätzlich mit Talent Management, E-Learning und einem breiten Integrationsangebot. AzubiPilot konzentriert sich stärker auf die operativen Kernprozesse des Ausbildungsmanagements und deren persönliche Einführung in die bestehende Ausbildungsorganisation. Welche Lösung besser passt, hängt deshalb vom benötigten Funktionsumfang und der vorhandenen Systemlandschaft ab.

AzubiPilot kann eine Alternative zu APPRENTIO sein, wenn Ausbildungsplanung, Berichtsheft, Dokumentation, Feedback und Beurteilungen zentral organisiert werden sollen. APPRENTIO bietet ebenfalls umfangreiche Funktionen für die Einsatz- und Belegungsplanung, darunter Kapazitäten, Abwesenheiten, Turnusplanung und Planungsvorlagen. Ein besonderer Schwerpunkt von AzubiPilot liegt auf der automatisierten Einsatzplanung: Auf Basis hinterlegter Ausbildungspläne, Stationen, Kapazitäten, Berufsschulzeiten und weiterer Vorgaben kann AzubiPilot automatisch einen Planungsvorschlag erzeugen. Auf den von uns geprüften öffentlichen APPRENTIO-Produktseiten wird eine vergleichbare automatische Generierung eines kompletten Einsatzplans derzeit nicht beschrieben. Stand: 28.08.2026.

AzubiPilot ist eine mögliche Alternative zu Azubiheft für Ausbildungsbetriebe, die neben dem digitalen Berichtsheft weitere Ausbildungsprozesse zentral steuern möchten. Azubiheft bietet inzwischen ebenfalls Funktionen und Add-ons wie grafische Einsatzplanung, Beurteilungsbögen, Lernziele, Noten, Unterweisungen und SSO. AzubiPilot verbindet Berichtsheft, automatisierte Einsatzplanung, Azubiakte, Feedback und Auswertungen in einer Ausbildungsmanagement-Plattform. Auf der öffentlich geprüften Azubiheft-Seite wird eine grafische Einsatzplanung beschrieben; eine vergleichbare automatisch erzeugte Einsatzplanung wird dort derzeit nicht dargestellt. Stand: 28.08.2026.

Zubido und AzubiPilot setzen unterschiedliche Schwerpunkte. Zubido beschreibt das digitale Berichtsheft als Kernbereich und ergänzt es unter anderem um Teamverwaltung, Gruppen, Ausbildungsrahmenpläne, betriebliche Ausbildungspläne, Chat, Notizen und KI-Funktionen. AzubiPilot ist stärker auf die zentrale Steuerung mehrerer Ausbildungsprozesse ausgerichtet und verbindet Berichtsheft, automatisierte Einsatzplanung, Ausbildungsstationen, Azubiakte, Feedback und Beurteilungen. Für Betriebe mit komplexer Stations- und Kapazitätsplanung kann dieser breitere Planungsfokus ein entscheidendes Auswahlkriterium sein.

Wenn ein bisher genutztes IHK-Berichtsheft eingestellt oder ersetzt wird, benötigen Ausbildungsbetriebe eine neue Lösung für die digitale Ausbildungsdokumentation. AzubiPilot bietet ein digitales Berichtsheft mit Prüf- und Freigabeprozessen, Statusübersichten, Erinnerungen und Exportmöglichkeiten. Zusätzlich können Einsatzplanung, Dokumentation, Feedback und weitere Ausbildungsprozesse im selben System organisiert werden. Bestehende Nachweise sollten vor einem Wechsel rechtzeitig gesichert werden.

Entscheidend ist nicht die längste Funktionsliste, sondern die Frage, welche Prozesse der eigene Ausbildungsbetrieb wirklich abbilden muss. Wichtige Kriterien sind beispielsweise Einsatzplanung und Automatisierung, Berichtsheft und Freigabeprozesse, Feedback und Beurteilungen, Rollen und Berechtigungen, Datenschutz, mobile Nutzung, Schnittstellen, Auswertungen, Einführungsaufwand und Support. Eine Software sollte nicht nur in der Demo überzeugen, sondern dauerhaft zu den tatsächlichen Ausbildungsprozessen der Organisation passen.