Ausbildungsabbrüche verhindern: Wie regelmäßiges Feedback zum Frühwarnsystem wird

Ein Ausbildungsabbruch kommt selten völlig aus dem Nichts. Unzufriedenheit, fehlende Betreuung oder Schwierigkeiten während einzelner Ausbildungsstationen entwickeln sich häufig über einen längeren Zeitraum.

Gerade bei 30, 50 oder mehr Auszubildenden und dual Studierenden ist es für Ausbildungsleitungen jedoch schwierig, jede Entwicklung persönlich im Blick zu behalten. Ein strukturiertes Ausbildungsmanagement kann dabei helfen, Veränderungen früher zu erkennen und rechtzeitig das Gespräch zu suchen.

Wenn Ausbildung vorzeitig endet: Zahlen und Folgen

Die Zahlen des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB) zeigen die Größenordnung: Im Jahr 2024 wurden in Deutschland 159.024 Ausbildungsverträge vorzeitig gelöst. Die Vertragslösungsquote lag bei 29,7 Prozent.

Besonders relevant: Gut zwei Drittel dieser Vertragslösungen erfolgten bereits innerhalb der ersten zwölf Monate nach Ausbildungsbeginn.

Dabei gilt: Eine vorzeitige Vertragslösung ist nicht automatisch mit einem endgültigen Ausbildungsabbruch gleichzusetzen. Auszubildende können beispielsweise den Betrieb oder den Ausbildungsberuf wechseln.

Für Unternehmen, Städte und öffentliche Arbeitgeber ist eine vorzeitige Trennung dennoch mit erheblichem Aufwand verbunden. Nach Berechnungen des BIBB entstehen durchschnittlich 26.210 Euro Bruttokosten pro Auszubildendem und Ausbildungsjahr. Nach Abzug der produktiven Leistungen verbleiben durchschnittliche Nettokosten von 8.086 Euro.

Neben den finanziellen Kosten wurden zu diesem Zeitpunkt bereits Zeit in Recruiting, Onboarding und Betreuung investiert.

Umso wichtiger ist es, Schwierigkeiten nicht erst dann wahrzunehmen, wenn die Kündigung bereits ausgesprochen wurde.

Feedback sollte mehr sein als ein jährlicher Beurteilungsbogen

Viele Ausbildungsorganisationen führen bereits Feedback- und Beurteilungsgespräche durch. Entscheidend ist jedoch nicht nur, ob Feedback stattfindet, sondern wie regelmäßig und strukturiert.

Eine Beurteilung am Ende des Ausbildungsjahres ist immer nur eine Momentaufnahme. Interessanter sind Entwicklungen über mehrere Monate und Ausbildungsstationen:

• Wie entwickelt sich die Leistung?

• Wie bewertet sich der Azubi selbst?

• Wie fällt die Einschätzung der Ausbilder aus?

• Gibt es größere Unterschiede zwischen Selbst- und Fremdwahrnehmung?

• Wie werden einzelne Ausbildungsstationen bewertet?

• Werden Berichtshefte regelmäßig und pünktlich geführt?

Ein einzelner negativer Wert ist kein Warnsignal für einen bevorstehenden Ausbildungsabbruch. Werden jedoch mehrere Veränderungen über einen längeren Zeitraum sichtbar, entsteht ein guter Anlass für ein frühzeitiges Gespräch.

Drei Perspektiven sorgen für mehr Transparenz

Eine moderne Azubi-Software sollte deshalb nicht nur klassische Beurteilungsbögen digitalisieren.

Besonders aussagekräftig wird Feedback, wenn unterschiedliche Perspektiven miteinander verbunden werden.

Selbsteinschätzung:
Auszubildende und dual Studierende bewerten ihre eigenen Kompetenzen und ihre persönliche Entwicklung.

Fremdeinschätzung:
Ausbilder beurteilen Leistung und Entwicklung aus ihrer Perspektive. Der Vergleich mit der Selbsteinschätzung macht unterschiedliche Wahrnehmungen sichtbar.

Feedback zur Ausbildungsstation:
Nachwuchskräfte bewerten ihre Einsatzstellen beispielsweise hinsichtlich Betreuung, Zusammenarbeit und vermittelter Ausbildungsinhalte.

So entsteht ein deutlich vollständigeres Bild als durch einen einzelnen Beurteilungsbogen.

Entscheidend sind Entwicklungen statt einzelner Werte

Bei wenigen Auszubildenden lassen sich solche Entwicklungen häufig noch persönlich überblicken. Mit wachsender Anzahl wird das schwieriger.

Genau hier liegt ein Vorteil einer zentralen Ausbildungsmanagement Software.

AzubiPilot bündelt beispielsweise Feedback, Selbst- und Fremdeinschätzungen, Berichtsheftstatus und weitere Informationen aus dem Ausbildungsverlauf in einer zentralen Übersicht.

Entwicklungsverläufe und grafische Auswertungen helfen dabei, Veränderungen über einen längeren Zeitraum sichtbar zu machen.

Dabei gilt ausdrücklich: Ein Score oder eine Kennzahl ersetzt niemals das persönliche Gespräch.

Auch Fehlzeiten, verspätete Berichtshefte oder einzelne schlechtere Bewertungen sollten nicht isoliert betrachtet werden. Eine Young-Talents-Software kann Hinweise liefern und Transparenz schaffen. Die Ursachen dahinter müssen immer individuell betrachtet werden.

Vom Warnsignal zum persönlichen Gespräch

Der eigentliche Mehrwert entsteht deshalb nicht durch möglichst viele Daten, sondern durch den Umgang damit:

Veränderung erkennen → Gespräch führen → Ursache verstehen → Maßnahme vereinbaren → Entwicklung beobachten

Driften beispielsweise Selbst- und Fremdeinschätzung zunehmend auseinander, kann ein Entwicklungsgespräch sinnvoll sein.

Wird eine Ausbildungsstation wiederholt kritisch bewertet, sollte die Ausbildungsleitung gemeinsam mit den dortigen Ausbildern genauer hinschauen.

Werden Berichtshefte plötzlich unregelmäßig eingereicht oder verändert sich die Leistungsentwicklung über mehrere Stationen hinweg, kann ebenfalls frühzeitig reagiert werden.

Das Ziel ist nicht mehr Kontrolle, sondern eine bessere Begleitung der Nachwuchskräfte.

Digitales Ausbildungsmanagement schafft Überblick

Gerade größere Ausbildungsorganisationen arbeiten häufig noch mit Excel-Listen, Papierunterlagen, E-Mails und verschiedenen Einzellösungen.

Eine zentrale Ausbildungsmanagement Software bringt diese Informationen zusammen.

AzubiPilot verbindet unter anderem:

• digitales Berichtsheft

• Einsatzplanung

• digitale Azubi-Akte

• Feedback und Beurteilungen

• Selbst- und Fremdeinschätzungen

• Einsatzstellenfeedback

• Entwicklungsverläufe und Auswertungen

Aus einzelnen Informationen entsteht so ein Gesamtbild der Ausbildung.

Ausbildungsabbrüche lassen sich dadurch nicht automatisch verhindern. Ausbildungsleitungen erhalten jedoch bessere Voraussetzungen, um Veränderungen frühzeitig wahrzunehmen und rechtzeitig zu handeln.

Fazit: Früher erkennen heißt früher handeln

Regelmäßiges Feedback ist mehr als ein Instrument zur Leistungsbewertung.

Wer unterschiedliche Perspektiven miteinander verbindet und Entwicklungen über einen längeren Zeitraum betrachtet, kann näher an seinen Nachwuchskräften bleiben und Probleme früher erkennen.

Eine digitale Azubi-Software unterstützt dabei, die relevanten Informationen übersichtlich zusammenzuführen. Die wichtigste Maßnahme bleibt jedoch immer das persönliche Gespräch.

AzubiPilot in der Praxis kennenlernen

Wie lassen sich Feedback, Beurteilungen, digitales Berichtsheft, Einsatzplanung und die Entwicklung von Nachwuchskräften zentral organisieren?

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Quellen

Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB): Datenreport zum Berufsbildungsbericht 2026
Zahlen zu vorzeitigen Vertragslösungen, Lösungsquote und Zeitpunkt der Vertragslösungen:
https://www.bibb.de/dienst/publikationen/download/21037

Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB): Kosten und Nutzen der betrieblichen Ausbildung
Zahlen zu durchschnittlichen Brutto- und Nettokosten pro Auszubildendem:
https://www.bibb.de/de/11060.php