Digitales Berichtsheft: Ausbildungsnachweise einfach erfassen, prüfen und freigeben

Ja. Das digitale Berichtsheft ist ein zentraler Bestandteil von AzubiPilot. Nachwuchskräfte können Ausbildungsnachweise digital erfassen und einreichen. Ausbilder können Berichte prüfen, kommentieren, zurückgeben und freigeben. Status und Verlauf bleiben dabei nachvollziehbar.

Ja. Auszubildende führen ihr Berichtsheft im Browser, auch am Smartphone oder Tablet und ohne Installation. Für Administratoren und Ausbilder ist die mobile Nutzung derzeit nicht im gleichen Umfang optimiert wie für Nachwuchskräfte.

AzubiPilot kann unterschiedliche Berichtsformen und Zeiträume abbilden. Neben klassischen Tages- oder Wochenstrukturen können bei Bedarf auch freie Berichtszeiträume genutzt werden. Welche Struktur sinnvoll ist, wird an die Anforderungen des Ausbildungsbetriebs angepasst.

Ja. Beim Schreiben ihrer Berichte haken Auszubildende die Lernziele aus dem Ausbildungsrahmenplan ab, die sie bearbeitet haben. Für die jeweilige Station schlägt AzubiPilot passende Lernziele vor, und auch Ausbilder können bei der Prüfung Lernziele vorschlagen. So ist nachvollziehbar, welche Ausbildungsinhalte bereits behandelt wurden.

Ja. Mehrstufige Prüf- und Freigabeprozesse können abgebildet werden. So kann beispielsweise zuerst der zuständige Stationsausbilder kontrollieren und anschließend eine weitere verantwortliche Person oder die Ausbildungsleitung eingebunden werden.

Bei minderjährigen Auszubildenden kann eine zusätzliche Freigabe des digitalen Berichtshefts durch die Erziehungsberechtigten eingerichtet werden.

Dafür wird die E-Mail-Adresse eines Erziehungsberechtigten in AzubiPilot hinterlegt. Sobald das Berichtsheft zur Freigabe bereitsteht, erhält die hinterlegte Person eine E-Mail und kann das Berichtsheft darüber prüfen und freigeben.

Ja. Wenn ein Ausbildungsnachweis noch nicht vollständig oder korrekt ist, kann er mit Rückmeldung zur Überarbeitung zurückgegeben werden. Nach der Anpassung kann der Bericht erneut eingereicht werden. Dadurch bleibt der Prüfprozess direkt am Ausbildungsnachweis nachvollziehbar.

Ja. Ausbildungsleitung und Ausbilder können erkennen, welche Berichte fehlen, offen oder überfällig sind und welche Nachwuchskräfte betroffen sind. Dadurch muss nicht jede Person und jede Woche einzeln kontrolliert werden.

Ja. Nachwuchskräfte können bei Rückständen direkt erinnert oder angeschrieben werden. Ausbilder können auf noch nicht kontrollierte Berichte hingewiesen werden. Auch Eskalationen an Administratoren sind möglich, damit offene Vorgänge nicht über längere Zeit unbemerkt bleiben.

Ja. Administratoren behalten den Gesamtüberblick und können bei Bedarf Schritte in Prüf- oder Kontrollprozessen übernehmen. Das hilft vor allem bei größeren Ausbildungsorganisationen, wenn Zuständigkeiten wechseln oder Vorgänge länger offen bleiben.

Ja. Ausbildungsnachweise können für Prüfung oder Archivierung exportiert werden. Bereits vorhandene beziehungsweise ältere Nachweise können beim Wechsel berücksichtigt und importiert werden, damit die Ausbildungsdokumentation möglichst vollständig bleibt.

Ja. Bereits vorhandene Berichtshefte können in AzubiPilot übernommen und hinterlegt werden – unabhängig davon, ob sie zuvor über ein anderes digitales System oder beispielsweise auf Papier geführt wurden.

Beim Import können unter anderem die bisherige Berichtsheftnummer sowie das Start- und Enddatum des jeweiligen Berichtszeitraums hinterlegt werden. Anschließend wird das digitale Berichtsheft in AzubiPilot an der entsprechenden Stelle nahtlos weitergeführt.

So bleibt die bisherige Dokumentation erhalten und Auszubildende müssen bei einem Systemwechsel nicht wieder bei null beginnen.

AzubiPilot bildet die digitale Führung, Prüfung und Freigabe von Ausbildungsnachweisen ab: Auszubildende erfassen ihre Berichte, Ausbilder prüfen, kommentieren und geben frei. Abgelehnte Berichte werden überarbeitet und erneut eingereicht. Freigegebene Nachweise lassen sich jederzeit als PDF exportieren, zum Beispiel wenn die Kammer sie anfordert. Welche Form und welche Unterschriften verlangt werden, kann je Ausbildungsberuf und zuständiger IHK oder HWK unterschiedlich sein. Klären Sie die Vorgaben Ihrer Kammer deshalb vorab. Bei der Einrichtung unterstützen wir Sie dabei. Vor einem Systemwechsel sollten bestehende Nachweise rechtzeitig gesichert werden.