Einsatzplanung für Azubis: automatisch planen statt Excel-Tabellen pflegen

Mit AzubiPilot können Nachwuchskräfte Ausbildungsstationen, Abteilungen, Fachbereichen und Standorten zugeordnet werden. Ausbildungspläne, Berufsschulzeiten, Kapazitäten, Abwesenheiten und weitere Vorgaben können berücksichtigt werden. Ausbildungsleitung, Ausbilder und Nachwuchskräfte erhalten dadurch einen transparenten Überblick über geplante Einsätze und Zuständigkeiten.

Ja. Auf Basis der hinterlegten Ausbildungspläne, Stationen, Kapazitäten, Berufsschulzeiten und weiterer Regeln erstellt AzubiPilot einen Planungsvorschlag. Der Vorschlag ist ein Ausgangspunkt, keine feste Vorgabe: Die Ausbildungsleitung prüft ihn, verschiebt einzelne Einsätze oder plant Bereiche bewusst manuell. Konflikte wie eine überbuchte Station werden dabei angezeigt. Alternativ lässt sich die Planung auch vollständig manuell erstellen.

Je nach Konfiguration können unter anderem Ausbildungspläne, benötigte Stationen, Kapazitäten, Berufsschulzeiten, Abwesenheiten, Einsatzzeiträume und weitere organisatorische Regeln berücksichtigt werden. Ziel ist nicht, die Ausbildungsleitung zu ersetzen, sondern wiederkehrende Planungsarbeit zu reduzieren und Konflikte früher sichtbar zu machen.

Ja, jederzeit. Einzelne Einsätze lassen sich anpassen, verschieben oder ergänzen, etwa wenn sich kurzfristig Kapazitäten ändern, ein Einsatz ausfällt oder individuelle Besonderheiten berücksichtigt werden müssen. Änderungen sind direkt für die beteiligten Ausbilder sichtbar.

Ja. Berufsschulzeiten und relevante Abwesenheiten können in der Ausbildungsorganisation hinterlegt und bei der Planung berücksichtigt werden. So müssen Planänderungen nicht jedes Mal in mehreren separaten Listen abgeglichen werden.

Ja. Für Ausbildungsstationen können Kapazitäten und organisatorische Rahmenbedingungen hinterlegt werden. Das ist besonders hilfreich, wenn nur eine bestimmte Anzahl an Nachwuchskräften gleichzeitig in einer Abteilung oder Station eingesetzt werden kann.

Ja. Unterschiedliche Ausbildungs- und Rotationspläne können je Ausbildungsberuf, Jahrgang oder Struktur hinterlegt und für die Einsatzplanung genutzt werden. Dadurch lassen sich auch längerfristige Ausbildungswege über verschiedene Stationen transparent organisieren.

Ja. Standorte, Abteilungen und Ausbildungsstationen werden in einer gemeinsamen Organisationsstruktur abgebildet, zusammen mit mehreren Ausbildungsberufen und Jahrgängen. Damit eignet sich AzubiPilot für Unternehmen mit mehreren Werken oder Niederlassungen ebenso wie für Verwaltungen mit vielen Ämtern und Fachbereichen.

Ja. Planungsübersichten können exportiert und beispielsweise nach Ausbildungsjahren oder weiteren Filtern aufbereitet werden. Der Export kann Stationsfarben, Stationsplan und Legende enthalten und so auch für interne Abstimmungen außerhalb von AzubiPilot genutzt werden.

Ja, über einen Kalenderlink können Sie die Einsatzplanung ganz einfach mit anderen Personen teilen. Dabei lässt sich individuell konfigurieren, welche Informationen über den Link sichtbar sind. So können beispielsweise Ausbilder oder andere Beteiligte auf die für sie relevanten Planungsinformationen zugreifen.

Ja. Auszubildende haben in ihrer Ansicht einen eigenen Kalender, in dem sie genau sehen, was gerade ansteht. Dazu kommt ihr Ausbildungsplan mit abgeschlossenen, aktuellen und kommenden Stationen, jeweils mit Zeitraum und zuständigem Stationsausbilder, auch am Smartphone. So wissen sie jederzeit, wo sie als Nächstes eingesetzt sind.