Funktionen
Alle Funktionen von AzubiPilot im Überblick
Einsatzplanung, digitales Berichtsheft, Azubiakte und Beurteilungen in einer Plattform – dazu Benachrichtigungen, Rollen und Rechte und eine Technik, die sich in Ihre bestehende IT einfügt.
Die vier Module
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Digitales Berichtsheft
Berichte erfassen, prüfen und freigeben – mit Lernzielen, Erinnerungen und PDF-Export.
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Einsatzplanung
Automatisch planen mit Ausbildungsplänen, Berufsschule und Kapazitäten der Stationen.
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Digitale Azubiakte
Dokumente, Noten, Lernziele, Schule und Abwesenheiten eines Azubis an einem Ort.
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Beurteilungen & Feedback
Eigene Beurteilungsbögen, Selbst- und Fremdeinschätzung und Feedback zu Stationen.
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Funktionen im Detail
Kommunikation & Benachrichtigungen
Damit Berichte und Aufgaben nicht liegen bleiben.
- Zentrales Benachrichtigungssystem für Azubis
- Automatische Erinnerungen bei offenen/fälligen Berichten
- Pinnwand für wichtige Mitteilungen
- E-Mail-Benachrichtigungen
- Info an Ausbilder bei neuer Zuteilung
Rollen, Organisation & Struktur
Für mehrere Standorte, klare Verantwortlichkeiten.
- Rollen- & Rechtesystem
- Standorte, Abteilungen, Stationen
- Kapazitäten pro Station
- Berufsgruppen mit Regeln/Standards
- Gesamtübersicht aller Azubis inkl. Einsatzorte
Personalakte, Dokumente & Feedback
Alles zentral, auffindbar, dokumentiert.
- Digitale Personalakte je Azubi
- Frei konfigurierbare Datenfelder
- Noten hinterlegbar
- Feedback/Beurteilungen hinterlegen
- Dokumenten-Uploads (Verträge, Nachweise …)
- Filter- & Suchfunktion, DSGVO-konform
Einsatzplanung
Planung mit Berufsschule und Kapazitäten.
- Feste & variable Einsatzpläne
- Automatisierte Einsatzplanung
- Ausbildungsplan + Berufsschule berücksichtigt
- Kapazitäts- & Konflikterkennung
- Azubi-/Stationsansichten
- Öffentliche Kalenderübersicht mit Link oder als Excel Export
Digitales Berichtsheft
Nachvollziehbar und revisionssicher.
- Tages-, Wochen- und Monatsberichte
- Freitext oder strukturiert mit Zeitangaben
- Erinnerungen & Statusanzeige
- Freigaben, Kommentare, PDF-Export
- Revisionssichere Ablage
Technik & Betrieb
Kurze Einführung, nachhaltige Nutzung.
- SSO (Single Sign-on)
- Multi-Faktor-Authentifizierung (TOTP)
- Server in Deutschland
- DSGVO-konformer Betrieb
- Web-basiert, keine Installation
- PC/Laptop/Tablet/Smartphone
Für komplexe Organisationsstrukturen gemacht
Vom Ausbildungsbetrieb mit einem Standort bis zur Organisation mit vielen Werken, Ämtern oder Fachbereichen: AzubiPilot wächst mit Ihrer Struktur.
Mehrere Standorte
Standorte, Abteilungen und Ausbildungsstationen in einer gemeinsamen Struktur – mit zentralem Überblick über alle Nachwuchskräfte.
Rollen & Rechte
Individuelle Rollen und Berechtigungen legen fest, wer welche Informationen sehen und bearbeiten darf, von der Ausbildungsleitung bis zu den Ausbildern.
Single Sign-on (SSO)
Anmeldung über SAML 2.0, zum Beispiel mit Microsoft Entra ID, mit den bestehenden Zugangsdaten Ihrer Organisation.
Multi-Faktor-Authentifizierung
Zusätzlicher Schutz der Konten über einen zweiten Faktor per Authenticator-App (TOTP).
Mehr dazu: für Unternehmen · für Städte, Kommunen & Landkreise
Datenschutz & Betrieb
AzubiPilot läuft im Browser und wird in Deutschland entwickelt und gehostet.
- Hosting in Deutschland, DSGVO-konformer Betrieb
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und TOM
- Webbasiert, keine Installation
- Nutzung auf PC, Laptop, Tablet und Smartphone
- Persönlich begleitete Einführung, in der Regel innerhalb von 30 Tagen
Häufige Fragen zu den Funktionen
Alles Wichtige rund um AzubiPilot – kompakt und verständlich beantwortet.
Welche Ausbildungsprozesse können mit AzubiPilot digitalisiert werden?
Zu den zentralen Bereichen gehören Einsatz- und Ausbildungsplanung, digitales Berichtsheft, digitale Azubiakte, Dokumentenverwaltung, Feedback und Beurteilungen, Selbst- und Fremdeinschätzungen, Rollen und Rechte, Abwesenheiten, Noten, Erinnerungen sowie Auswertungen. Je nach Organisation können einzelne Funktionsbereiche unterschiedlich intensiv genutzt werden.
Können mehrere Standorte und Ausbildungsbereiche gemeinsam geplant werden?
Ja. Standorte, Abteilungen und Ausbildungsstationen werden in einer gemeinsamen Organisationsstruktur abgebildet, zusammen mit mehreren Ausbildungsberufen und Jahrgängen. Damit eignet sich AzubiPilot für Unternehmen mit mehreren Werken oder Niederlassungen ebenso wie für Verwaltungen mit vielen Ämtern und Fachbereichen.
Unterstützt AzubiPilot Single Sign-on?
Ja. Single Sign-on kann über SAML 2.0 beispielsweise mit Microsoft Entra ID umgesetzt werden. Dadurch können sich Nutzer über die bestehende Unternehmensidentität anmelden.
Unterstützt AzubiPilot Multi-Faktor-Authentifizierung?
Ja. Multi-Faktor-Authentifizierung kann von jeder Nutzergruppe in den Einstellungen aktiviert werden. Verwendet wird TOTP.
Gibt es Schnittstellen zu bestehenden HR-Systemen oder Outlook?
Eine universelle Standardschnittstelle zu allen HR-Systemen bietet AzubiPilot nicht. Verfügbar sind die Anmeldung per Single Sign-on über SAML 2.0 (z. B. mit Microsoft Entra ID), der Export der Einsatzplanung (z. B. als Excel-Datei) und ein Kalenderlink, über den Sie die Einsatzplanung mit anderen Personen teilen können. Anbindungen an bestehende HR-Systeme prüfen wir je nach technischer Anforderung und setzen sie projektbezogen um. Eine direkte Microsoft-Outlook-Integration gibt es derzeit nicht.
Muss AzubiPilot installiert werden?
Nein. AzubiPilot ist eine browserbasierte Cloud-Anwendung. Eine lokale Installation auf einzelnen Arbeitsplatzrechnern ist nicht erforderlich. Aktualisierungen werden zentral bereitgestellt.
Ihre Frage war nicht dabei? Weitere Antworten finden Sie im FAQ-Bereich – oder Sie schreiben uns direkt.
