Digitales Ausbildungsmanagement im öffentlichen Dienst: Der Ilm-Kreis setzt auf AzubiPilot

Ausbildungsmanagement in einer öffentlichen Verwaltung ist komplex: Nachwuchskräfte durchlaufen unterschiedliche Ämter und Ausbildungsbereiche, wechseln regelmäßig ihre Einsatzstellen und werden von verschiedenen Ausbilderinnen und Ausbildern begleitet.

Gleichzeitig müssen Einsatzpläne erstellt, Ausbildungsnachweise kontrolliert, Beurteilungen durchgeführt und Feedbackprozesse organisiert werden.

Auch der Ilm-Kreis stand deshalb vor der Frage, wie sich diese unterschiedlichen Ausbildungsprozesse künftig digital und zentral abbilden lassen.

Gesucht wurde keine reine Berichtsheft-Lösung, sondern eine ganzheitliche Ausbildungsmanagement-Software, die zentrale Prozesse von der Einsatzplanung über das digitale Berichtsheft bis hin zu Feedback und Beurteilungen miteinander verbindet.

Mit AzubiPilot setzt der Ilm-Kreis hierfür auf eine zentrale Plattform für das digitale Ausbildungsmanagement.

Die Ausgangssituation: Ausbildungsprozesse ganzheitlich digitalisieren

Gerade in einer Kreisverwaltung treffen unterschiedliche Ausbildungsberufe, Fachbereiche, Ausbildungsstationen und Verantwortliche aufeinander.

Für die Ausbildungsleitung bedeutet das einen hohen organisatorischen Aufwand. Es muss jederzeit nachvollziehbar sein, welche Nachwuchskraft sich aktuell in welchem Bereich befindet, welche Ausbildungsstationen noch durchlaufen werden müssen und welche Aufgaben oder Rückmeldungen noch offen sind.

Der Ilm-Kreis suchte deshalb nach einer Lösung, mit der sich nicht nur einzelne Prozesse digitalisieren lassen.

Statt für Einsatzplanung, Ausbildungsnachweise, Feedback und Beurteilungen verschiedene Systeme oder Dateien zu verwenden, sollten die wesentlichen Ausbildungsprozesse innerhalb einer Plattform zusammengeführt werden.

Genau darauf ist AzubiPilot ausgerichtet.

Eine Plattform für die zentralen Prozesse der Ausbildung

Mit AzubiPilot können verschiedene Bereiche des Ausbildungsmanagements zentral organisiert werden.

Ein wichtiger Bestandteil ist das digitale Berichtsheft. Nachwuchskräfte können ihre Ausbildungsnachweise direkt im System erstellen und einreichen. Ausbilder können die Berichte anschließend prüfen, kommentieren und freigeben.

Gleichzeitig behalten Ausbildungsleitung und Verantwortliche den Überblick über offene, fehlende oder noch nicht kontrollierte Ausbildungsnachweise. Erinnerungen und definierte Freigabeprozesse helfen dabei, Rückstände frühzeitig zu erkennen.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Einsatzplanung.

Gerade bei mehreren Nachwuchskräften, Ämtern und Ausbildungsstationen kann die Planung schnell aufwendig werden. In AzubiPilot können unter anderem Ausbildungspläne, Stationen, Kapazitäten, Berufsschulzeiten und weitere Rahmenbedingungen hinterlegt werden.

Auf dieser Basis unterstützt AzubiPilot nicht nur eine manuelle, sondern auch eine automatisierte Einsatzplanung. Das System kann einen Planungsvorschlag erstellen, der anschließend von der Ausbildungsleitung individuell angepasst werden kann.

Damit lässt sich ein Teil der wiederkehrenden Planungsarbeit automatisieren, ohne die notwendige Flexibilität im Ausbildungsalltag zu verlieren.

Feedback und Beurteilungen digital organisieren

Neben Planung und Dokumentation spielen auch Feedback und Beurteilungen eine wichtige Rolle in der Ausbildung.

Mit AzubiPilot können Beurteilungsprozesse digital abgebildet und strukturiert durchgeführt werden.

Auch Selbst- und Fremdeinschätzungen lassen sich miteinander vergleichen. Dadurch wird sichtbar, wie Nachwuchskräfte ihre eigenen Kompetenzen einschätzen und wie diese von den jeweiligen Ausbilderinnen und Ausbildern wahrgenommen werden.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Feedback zu Ausbildungsstationen einzuholen.

So kann nicht nur die Entwicklung der Nachwuchskräfte betrachtet werden. Die Ausbildungsleitung erhält auch einen besseren Überblick darüber, wie einzelne Einsatzbereiche aus Sicht der Auszubildenden wahrgenommen werden.

Gerade bei vielen unterschiedlichen Ausbildungsstationen können solche Auswertungen dabei helfen, Ausbildungsqualität gezielt weiterzuentwickeln.

Der Vorteil: weniger Insellösungen, mehr Überblick

Der entscheidende Vorteil einer ganzheitlichen Ausbildungsmanagement-Software liegt nicht in einer einzelnen Funktion.

Es geht darum, verschiedene Prozesse miteinander zu verbinden.

Einsatzplanung, digitales Berichtsheft, Ausbildungsdokumentation, Feedback und Beurteilungen können innerhalb einer gemeinsamen Plattform organisiert werden.

Dadurch müssen Informationen nicht für jeden Prozess erneut zusammengesucht oder in verschiedenen Excel-Dateien, Dokumenten oder Anwendungen gepflegt werden.

Für die Ausbildungsleitung entsteht ein zentraler Überblick über die laufende Ausbildung. Ausbilder können auf die für sie relevanten Prozesse zugreifen und Nachwuchskräfte erhalten eine zentrale Anlaufstelle für ihre Ausbildungsorganisation.

Digitales Ausbildungsmanagement für Städte, Kommunen und Landkreise

Der Ilm-Kreis zeigt beispielhaft, warum digitales Ausbildungsmanagement gerade im öffentlichen Dienst sinnvoll sein kann.

In Städten, Kommunen und Landkreisen durchlaufen Nachwuchskräfte häufig zahlreiche Fachbereiche und Ausbildungsstationen. Gleichzeitig sind viele unterschiedliche Personen an der Ausbildung beteiligt.

Je größer diese Struktur wird, desto schwieriger wird es, alle Informationen über einzelne Dateien oder manuelle Abstimmungen zusammenzuführen.

Eine Ausbildungsmanagement-Software kann dabei helfen, diese Prozesse übersichtlicher und strukturierter abzubilden.

AzubiPilot wurde dafür entwickelt, zentrale Prozesse des Ausbildungsalltags miteinander zu verbinden – von der automatisierten Einsatzplanung über das digitale Berichtsheft bis hin zu Feedback, Beurteilungen und Ausbildungsdokumentation.

Der Ilm-Kreis setzt auf AzubiPilot

Mit AzubiPilot entscheidet sich der Ilm-Kreis für einen ganzheitlichen Ansatz beim digitalen Ausbildungsmanagement.

Das Ziel ist nicht, lediglich einen einzelnen Prozess zu digitalisieren, sondern eine gemeinsame Grundlage für die Organisation der Ausbildung zu schaffen.

Damit können zentrale Ausbildungsprozesse künftig übersichtlich innerhalb einer Plattform gesteuert und weiterentwickelt werden.

Für AzubiPilot ist die Zusammenarbeit gleichzeitig ein weiteres Beispiel dafür, wie sich die Anforderungen von öffentlichen Verwaltungen, Städten, Kommunen und Landkreisen digital abbilden lassen.

Ausbildungsmanagement in Ihrer Verwaltung digitalisieren?

Sie organisieren Einsatzpläne noch über Excel, kontrollieren Berichtshefte separat oder verwalten Beurteilungen über unterschiedliche Dokumente?

AzubiPilot verbindet diese Prozesse innerhalb einer zentralen Ausbildungsmanagement-Software.

Von der automatisierten Einsatzplanung über das digitale Berichtsheft bis hin zu Feedback, Beurteilungen und Ausbildungsdokumentation.

Lernen Sie AzubiPilot in einer persönlichen Demo kennen und erfahren Sie, wie sich Ihre Ausbildungsorganisation digital abbilden lässt.