Wie der Ilm-Kreis seine Ausbildungsplanung mit AzubiPilot digitalisiert

Ausbildungsplanung in einer öffentlichen Verwaltung ist schnell komplex: Nachwuchskräfte wechseln regelmäßig zwischen Ämtern und Fachbereichen, unterschiedliche Ausbilder sind beteiligt und Änderungen müssen zuverlässig weitergegeben werden.

Auch der Ilm-Kreis stand vor der Herausforderung, diese Prozesse übersichtlicher und zentraler zu organisieren.

Gesucht wurde eine Lösung, die nicht nur einzelne Bereiche digitalisiert, sondern die wichtigsten Prozesse der Ausbildung miteinander verbindet. Mit AzubiPilot nutzt der Ilm-Kreis heute eine zentrale Plattform für Ausbildungsplanung, Berichtsheft, Feedback und Beurteilungen.

Wie sich das im Alltag auswirkt, beschreibt die Ausbildungsleitung inzwischen auch in einer verifizierten Bewertung auf OMR Reviews: 5 von 5 Sternen und das Fazit „Absolute Erleichterung bei der Azubiplanung!“

Die Herausforderung: Viele Beteiligte, viele Informationen

In einer Kreisverwaltung durchlaufen Nachwuchskräfte unterschiedliche Ausbildungsstationen und Fachbereiche. Gleichzeitig müssen Ausbildungsleitung und Ausbilder jederzeit wissen, wer sich wann in welchem Bereich befindet und welche Änderungen es gibt.

Werden diese Informationen über mehrere Excel-Dateien, Listen oder einzelne Systeme verteilt gepflegt, entsteht schnell zusätzlicher Abstimmungsaufwand.

Der Ilm-Kreis suchte deshalb nach einem System, das die Ausbildungsplanung übersichtlicher macht und wichtige Informationen zentral zusammenführt.

Was sich mit AzubiPilot verändert hat

Ein zentraler Punkt für den Ilm-Kreis ist die Einsatzplanung.

Mit AzubiPilot werden Nachwuchskräfte, Ausbildungsstationen, Berufsschulzeiten, Abwesenheiten und weitere Rahmenbedingungen innerhalb einer Plattform organisiert.

Die Ausbildungsleitung beschreibt die Veränderung in ihrer OMR-Bewertung sehr konkret:

„Keine zusätzlichen Listen oder Excel-Tabellen mehr.“

Auch Änderungen innerhalb der Planung können direkt an die zuständigen Ausbilder weitergegeben werden. Dadurch müssen Informationen nicht mehr separat nachgehalten oder über unterschiedliche Wege verteilt werden.

Laut Ausbildungsleitung ist die Einsatzplanung dadurch effizienter geworden, Informationen gehen nicht verloren und Überschneidungen werden vermieden.

Gleichzeitig entsteht ein besserer Überblick über die laufende Ausbildung.

Automatisierte Einsatzplanung als Unterstützung

Neben der manuellen Planung kann AzubiPilot auch einen automatisierten Planungsvorschlag erstellen.

Dabei werden die hinterlegten Ausbildungsstationen, Zeiträume und Rahmenbedingungen berücksichtigt. Die Ausbildungsleitung kann den Vorschlag anschließend individuell anpassen.

Gerade bei vielen Nachwuchskräften und wechselnden Einsatzstellen kann dadurch ein Teil der wiederkehrenden Planungsarbeit reduziert werden, ohne dass die notwendige Flexibilität verloren geht.

Mehr als nur Einsatzplanung

Neben der Ausbildungsplanung nutzt AzubiPilot weitere zentrale Prozesse des Ausbildungsmanagements innerhalb derselben Plattform.

Dazu gehören unter anderem das digitale Berichtsheft, Beurteilungen, Selbst- und Fremdeinschätzungen sowie Feedback zu Ausbildungsstationen.

Ausbildungsnachweise können digital erstellt, geprüft und freigegeben werden. Gleichzeitig behält die Ausbildungsleitung den Überblick über offene oder fehlende Berichte.

Auch Feedback- und Beurteilungsprozesse lassen sich zentral organisieren, sodass unterschiedliche Bereiche der Ausbildung nicht mehr unabhängig voneinander verwaltet werden müssen.

Das sagt der Ilm-Kreis über AzubiPilot

In der verifizierten OMR-Bewertung hebt die Ausbildungsleitung insbesondere die einfache Bedienung, den Funktionsumfang und die Unterstützung im Alltag hervor:

„Selbsterklärend, einfach zu bedienen und komfortabel umfangreich – das System bietet alles, was wir brauchen, und darüber hinaus noch vieles mehr, was die Planung deutlich erleichtert.“

Positiv bewertet wird außerdem der Austausch bei individuellen Anforderungen und Verbesserungsvorschlägen.

Für den Ilm-Kreis bedeutet die Nutzung von AzubiPilot damit vor allem: weniger parallele Listen, eine strukturiertere Einsatzplanung und eine direktere Kommunikation mit den beteiligten Ausbildern.

Digitales Ausbildungsmanagement im öffentlichen Dienst

Gerade für Städte, Kommunen und Landkreise kann eine zentrale Ausbildungsmanagement-Software sinnvoll sein, wenn viele Nachwuchskräfte, Fachbereiche und Ausbilder koordiniert werden müssen.

AzubiPilot verbindet dafür zentrale Prozesse wie Einsatzplanung, digitales Berichtsheft, Feedback, Beurteilungen und Ausbildungsdokumentation innerhalb einer Plattform.

Der Ilm-Kreis zeigt, wie sich dadurch insbesondere die Ausbildungsplanung übersichtlicher und effizienter organisieren lässt.

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Link zur Bewertungsseite: https://omr.com/de/reviews/product/azubipilot