Ausbildungsmanagement-Software
Die einfache, digitale Ausbildungslösung für Städte, Kommunen & Unternehmen
Mit AzubiPilot organisieren Sie Berichtshefte, Einsatzplanung, Dokumente und Beurteilungen zentral an einem Ort – verständlich, webbasiert und persönlich eingeführt.
Einsatzplanung, digitale Berichtshefte, digitale Personalakte
Der Ausbildungsalltag heute
Excel hier. Papier dort. Und dazwischen jede Menge Abstimmung.
Ausbildungspläne in Excel, Berichtshefte auf Papier, Beurteilungen als PDF und wichtige Informationen verteilt über E-Mails und Netzlaufwerke. In vielen Unternehmen und Verwaltungen fehlt eine zentrale Lösung für das Ausbildungsmanagement.
- Excel-ChaosUnterschiedliche Tabellen und Planungsstände.
- Papier & PDFBerichtshefte und Beurteilungen manuell verwalten.
- Verteilte InformationenDokumente in E-Mails, Ordnern und Netzlaufwerken.
- Hoher AbstimmungsaufwandStändige Rückfragen, Änderungen und Freigaben.
Unsere Kernfunktionen
Digitales Berichtsheft
Sauber dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar
Das digitale Berichtsheft führt Azubis und Ausbilder durch einen klar strukturierten Ablauf: Einträge erfassen, prüfen, freigeben – alles digital. Offene Berichte, Fristen und Rückmeldungen bleiben transparent. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt. Berichte können jederzeit als PDF exportiert und revisionssicher archiviert werden.
Mehr zu Digitales Berichtsheft
Einsatzplanung
Klare Struktur für jede Ausbildungswoche
Hinterlegte Ausbildungspläne, Berufsschulzeiten und abteilungsspezifische Kapazitäten werden automatisch berücksichtigt – so entsteht eine durchdachte und konsistente Einsatzplanung ohne manuelles Excel-Basteln.
Die Planung wird auf Basis aller Vorgaben automatisch optimal erstellt, löst Konflikte bestmöglich auf und bleibt jederzeit flexibel anpassbar.
Mehr zu Einsatzplanung
Digitale Azubiakte
Alle Dokumente an einem Ort
Alle relevanten Unterlagen eines Azubis werden zentral gespeichert: Verträge, Bescheinigungen, Notizen, Bewertungen und mehr. Mit klar geregelten Zugriffsrechten behalten Ausbilder, Personalabteilung und Azubis jederzeit die Kontrolle. Sicher, DSGVO-konform und ohne Chaos in Ordnerstrukturen.
Mehr zu Digitale Azubiakte
Beurteilungen & Feedback
Strukturiertes Feedback zu jedem Einsatz
Ausbilder beurteilen Azubis mit selbst gestalteten Beurteilungsbögen, Azubis geben ihre Selbsteinschätzung ab. Offene und überfällige Beurteilungen sind sofort sichtbar, eingereichte Bögen lassen sich nach Formular, Abteilung, Einsatzstelle und Azubi filtern.
Mehr zu Beurteilungen & Feedback
Unsere Funktionen
Alles, was für eine moderne Ausbildungsorganisation benötigt wird.
Kommunikation & Benachrichtigungen
Damit Berichte und Aufgaben nicht liegen bleiben.
- Zentrales Benachrichtigungssystem für Azubis
- Automatische Erinnerungen bei offenen/fälligen Berichten
- Pinnwand für wichtige Mitteilungen
- E-Mail-Benachrichtigungen
- Info an Ausbilder bei neuer Zuteilung
Rollen, Organisation & Struktur
Für mehrere Standorte, klare Verantwortlichkeiten.
- Rollen- & Rechtesystem
- Standorte, Abteilungen, Stationen
- Kapazitäten pro Station
- Berufsgruppen mit Regeln/Standards
- Gesamtübersicht aller Azubis inkl. Einsatzorte
Personalakte, Dokumente & Feedback
Alles zentral, auffindbar, dokumentiert.
- Digitale Personalakte je Azubi
- Frei konfigurierbare Datenfelder
- Noten hinterlegbar
- Feedback/Beurteilungen hinterlegen
- Dokumenten-Uploads (Verträge, Nachweise …)
- Filter- & Suchfunktion, DSGVO-konform
Einsatzplanung
Planung mit Berufsschule und Kapazitäten.
- Feste & variable Einsatzpläne
- Automatisierte Einsatzplanung
- Ausbildungsplan + Berufsschule berücksichtigt
- Kapazitäts- & Konflikterkennung
- Azubi-/Stationsansichten
- Öffentliche Kalenderübersicht mit Link oder als Excel Export
Digitales Berichtsheft
Nachvollziehbar und revisionssicher.
- Tages-, Wochen- und Monatsberichte
- Freitext oder strukturiert mit Zeitangaben
- Erinnerungen & Statusanzeige
- Freigaben, Kommentare, PDF-Export
- Revisionssichere Ablage
Technik & Betrieb
Kurze Einführung, nachhaltige Nutzung.
- SSO (Single Sign-on)
- Multi-Faktor-Authentifizierung (TOTP)
- Server in Deutschland
- DSGVO-konformer Betrieb
- Web-basiert, keine Installation
- PC/Laptop/Tablet/Smartphone
Für Städte, Kommunen & Unternehmen entwickelt
Für Verwaltung und Wirtschaft gleichermaßen geeignet.
Städte, Kommunen und mittelständische Unternehmen arbeiten unterschiedlich – doch die Anforderungen an eine moderne Ausbildung sind die gleichen. AzubiPilot ist skalierbar und passt sich flexibel jeder Struktur an: von der öffentlichen Verwaltung bis zum modernen Mittelstand.
Wir unterstützen Sie bei der Einführung
Damit die Plattform schnell und sauber in Ihrem Ausbildungsalltag ankommt, begleiten wir Sie persönlich bei der Einrichtung Ihrer Ausbildungssoftware. Gemeinsam schaffen wir die Grundlage für klare Prozesse, passende Rollen und einen strukturierten Start – von der ersten Abstimmung bis zur sicheren Nutzung im Alltag. Auch danach stehen wir Ihnen bei Fragen weiterhin zur Verfügung.
Mehr über unsere Einführung erfahrenWie viel Zeit können Sie mit AzubiPilot einsparen?
Je mehr Nachwuchskräfte, Ausbildungsbeteiligte, Standorte und Ausbildungsberufe koordiniert werden müssen, desto größer wird der administrative Aufwand in der Ausbildung.
Berechnen Sie mit nur vier Angaben Ihr persönliches Einsparpotenzial und erfahren Sie in weniger als 20 Sekunden, wie viel Zeit und wirtschaftlichen Aufwand Sie mit AzubiPilot einsparen könnten.
Das sagen unsere Kunden
4.9/5
-
"Super Programm für die Ausbildungsplanung und Erleichterung im Arbeitsalltag!"
Im Programm werden alle wichtigen Schritte für ein gutes Ausbildungsmanagement vereint: Ausbildungsplanung, Beurteilungen und Berichtsheft. Alles was zuvor umständlich in einzelnen Dokumenten oder Programmen organisiert war, läuft jetzt aus einem Tool heraus. Gerade bei Organisationen wie unsere die rund 15 Ausbildungsstationen haben mit mehreren Ausbildungsbeauftragten, ist es eine absolute Arbeitserleichterung.
Stefanie
-
"Azubi Pilot erleichtert unseren Ausbildungsalltag spürbar!"
Mit Azubi Pilot konnten wir vor allem die vielen einzelnen Excel-Listen ablösen, Informationen zentral bündeln und die gesamte Ausbildungsverwaltung deutlich strukturierter gestalten. Außerdem wurden die Planung, die Führung der Berichtshefte sowie die Steuerung von Feedback und Entwicklungsständen wesentlich einfacher, schneller und transparenter.
Gisa
-
“Absolute Erleichterung bei der Azubiplanung!”
Ich suchte nach einem übersichtlichen System für die Ausbildungsplanung und bin auf AzubiPilot gestoßen. Selbsterklärend, einfach zu bedienen und komfortabel umfangreich – das System bietet alles, was wir brauchen, und darüber hinaus noch vieles mehr, was die Planung deutlich erleichtert. [..] Die Ausbilder im Haus werden sofort über Änderungen informiert, wodurch die interne Kommunikation deutlich verbessert wurde. Und der Service ist erstklassig!
Jessica
-
“Tolle Ausbildungsmanagement-Lösung”
Azubipilot ist mehr als nur ein digitales Berichtsheft. Die Software verbindet mehrere Prozesse in einem Programm. Zudem ist das Preis-Leistungsverhältnis sehr gut.
Gabriele
-
“Innovative Unterstützung für Ausbilder und Azubis”
digitale Bewertungsmöglichkeit der Azubis; Azubiplanung; hohe Übersichtlichkeit; Sammlung der Berichtshefte; Azubis können Abteilungen bewerten; schnelle Umsetzung neuer Funktionen.
Carina
Noch Fragen?
Sie haben Fragen zu AzubiPilot?
Ob Funktionen, Preise oder individuelle Anforderungen – wir helfen Ihnen gerne weiter. Schreiben Sie uns Ihr Anliegen und wir melden uns persönlich bei Ihnen.
Persönlich beantwortet von unserem AzubiPilot-Team.
Häufig gestellte Fragen
Alles Wichtige rund um AzubiPilot – kompakt und verständlich beantwortet.
Was ist AzubiPilot und wie unterstützt die Software Ausbildungsbetriebe?
AzubiPilot ist eine Ausbildungsmanagement Software für Unternehmen, Städte und öffentliche Verwaltungen. Die Plattform unterstützt Ausbildungsbetriebe dabei, organisatorische Prozesse rund um die Ausbildung digital zu verwalten – darunter Einsatzplanung, digitales Berichtsheft, Feedbackprozesse und Ausbildungsdokumentation. Viele Organisationen arbeiten im Ausbildungsalltag noch mit Excel-Listen, Papierdokumenten oder verstreuten Informationen aus verschiedenen Systemen. AzubiPilot bündelt diese Prozesse zentral an einem Ort und schafft mehr Transparenz für Ausbilder, HR-Abteilungen und Auszubildende.
Für welche Unternehmen und Organisationen eignet sich AzubiPilot?
AzubiPilot eignet sich für Ausbildungsbetriebe aller Branchen, vom Mittelständler bis zum Konzern mit mehreren Standorten, sowie für Städte, Kommunen, Landkreise und öffentliche Einrichtungen. Besonders groß ist der Nutzen dort, wo mehrere Nachwuchskräfte, Ausbildungsberufe, Ausbilder, Abteilungen, Stationen oder Standorte koordiniert werden und Ausbildungsprozesse heute über Excel, E-Mail, Papier oder mehrere Einzellösungen verteilt sind.
Welche Aufgaben können mit AzubiPilot digital verwaltet werden?
Mit AzubiPilot können Unternehmen zentrale Prozesse im Ausbildungsmanagement digital abbilden. Dazu gehören unter anderem die Einsatzplanung von Auszubildenden, digitale Berichtshefte, Feedback- und Beurteilungsprozesse sowie die Verwaltung wichtiger Ausbildungsdokumente. Die Software hilft dabei, manuelle Abläufe, Excel-Listen und verstreute Informationen zu reduzieren und Ausbildungsprozesse zentral zu organisieren.
Kann AzubiPilot Excel-Listen in der Einsatzplanung ersetzen?
Ja. AzubiPilot wurde entwickelt, um manuelle Einsatzplanung über Excel-Tabellen oder Papierlisten zu reduzieren. Ausbildungsbetriebe können Einsatz- und Rotationspläne digital erstellen, automatisch planen lassen, anpassen und zentral verwalten. Die automatisierte Einsatzplanung berücksichtigt hinterlegte Stationen, Zeiträume und Rahmenbedingungen, erkennt mögliche Kollisionen frühzeitig und kann passende Alternativen vorschlagen. Änderungen werden sofort für alle beteiligten Personen sichtbar, wodurch Abstimmungsaufwand, Planungsfehler und kurzfristige Rückfragen deutlich reduziert werden können.
Bestehende Excel-Pläne werden dabei nicht automatisch übernommen: Ihre Ausbildungsstruktur bauen wir bei der persönlichen Projektierung gemeinsam in AzubiPilot auf.
Können Azubis Berichtshefte auch am Smartphone führen?
Ja. Das digitale Berichtsheft von AzubiPilot kann flexibel über Smartphone, Tablet oder Desktop genutzt werden. Auszubildende können ihre Ausbildungsnachweise ortsunabhängig erstellen und einreichen. Ausbilder erhalten die Berichtshefte digital zur Freigabe und behalten den Überblick über offene, bearbeitete oder freigegebene Einträge.
Wie läuft die Einführung von AzubiPilot ab?
Die Einführung erfolgt über eine persönliche Projektierung und ist in der Regel innerhalb von 30 Tagen abgeschlossen. Gemeinsam betrachten wir Ihre Ausbildungsstruktur – Standorte, Stationen, Ausbildungsberufe, Rollen und Berechtigungen – und richten AzubiPilot passend dazu ein. Auf den Kick-off folgen Einrichtung und Schulung, nach dem Start ein weiterer Feedback-Termin. Wir begleiten Sie persönlich von der Einrichtung bis zum Go-live.
Kann ich AzubiPilot vorab kostenlos testen?
Ja. Nach einer persönlichen Produktvorstellung erhalten Sie einen kostenlosen Demo-Zugang. Bereits im gemeinsamen Termin gehen wir auf Ihre Fragen und Anforderungen ein. Anschließend können Sie die Software eigenständig testen.
Ihre Frage war nicht dabei? Weitere Antworten finden Sie im FAQ-Bereich – oder Sie schreiben uns direkt.
